Documento informativo ai sensi dell’art. 5) del D. Lgs 24/2023
Il D. Lgs. 24 del 10 marzo 2023 (di seguiti “Decreto 24/2023”) recante ”Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
In conformità al Decreto 24/2023 Galli & Cassina S.p.A. (di seguito “G&C”) ha istituito un canale interno di segnalazione.
Solo le segnalazioni effettuate ai termini e condizioni previsti dal Decreto 24/2023 e di cui infra godono delle tutele previste dal Decreto 24/2023 stesso (riservatezza dell’identità del Segnalante, divieto di ritorsione, protezione dalle ritorsioni etc.) illustrate nell’Allegato “A”.
° § °
1 MODALITA’ DI SEGNALAZIONE
Le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale.
In forma scritta mediante la piattaforma accessibile al link MYGOVERNANCE disponibile nella sezione dedicata al whistleblowing del sito internet di G&C all’indirizzo https://www.gallicassina.com/whistleblowing[1] (di seguito, la “Piattaforma”)
oppure mediante posta raccomandata all’indirizzo Gestore Whistleblowing c/o Galli & Cassina S.p.A., Via Drizza 30/32, 20033 Solaro (MI).
In forma orale tramite l’apposito strumento della Piattaforma (che al fine di garantire le riservatezza del segnalante che volesse rimanere anonimo, prevede l’automatica distorsione della voce registrata) ovvero richiedendo, via posta al predetto indirizzo o tramite la Piattaforma, un incontro finalizzato ad effettuare la segnalazione.
L’incontro viene fissato dal Gestore (come infra definito) entro un termine ragionevole e comunque entro 10 (dieci) giorni dalla richiesta.
Il Gestore tramite la Piattaforma rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.
Il canale di segnalazione garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Al canale di segnalazione hanno accesso unicamente i soggetti autorizzati.
[1] La Piattaforma è accessibile con qualunque dispositivo (computer, iPad, smartphone…) senza necessità di installazione di software/app aggiuntivo e ha una logica di funzionamento e un’interfaccia semplice e intuitiva. Ad ulteriore garanzia della riservatezza del segnalante l’accesso alla Piattaforma dovrà essere effettuato tramite dispositivi informatici personali e non i dispositivi aziendali.
La Piattaforma consente, nel rispetto della riservatezza e dell’anonimato, una comunicazione diretta tra Segnalante e Gestore tramite una chat interna riservata e anonima.
Al Segnalante viene assegnato un profilo di utente univoco, che consente l’accesso tramite login/password ad un’area personalizzata entro cui può:
- Accedere a tutte le segnalazioni precedentemente storicizzate nel sistema
- Visualizzazione grafica aggiornamenti di stato istruttoria, notifiche messaggi
- Partecipare alle chat collaborative con Gestore
- Accedere alla segnalazione in modifica – aggiunta informazioni e documenti
- Creare il report di una nuova segnalazione, in modalità anonima o nominativa
2 CHI PUO’ EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE
Il Decreto 24/2023 definisce la “persona segnalante” (di seguito, “Segnalante”) come “la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo”: il Segnalante deve quindi essere necessariamente una persona fisica.
Le disposizioni del Decreto 24/2023 si applicano alle seguenti persone che segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo:
- lavoratori subordinati;
- lavoratori autonomi;
- titolari di un rapporto di collaborazione ex art. 409 c.p.c e art. 2 del D. Lgs. 81/2015;
- lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso G&C che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
- liberi professionisti e consulenti;
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
La tutela del Segnalante opera anche laddove la segnalazione avvenga quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova, successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto.
3 OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Oggetto della segnalazione sono le violazioni di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di G&C e di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
Per violazione si intendono comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di G&C e che consistono in:
- illeciti commessi in violazione della normativa europea e nazionale di cui all’allegato al Decreto 24/2023 (e qui allegato sub “C”) ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione di cui all’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937 relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. A titolo esemplificativo, reati ambientali, quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi; violazione dei requisiti in materia di etichettatura;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea di cui all’art. art. 325 del Trattato su funzionamento dell’Unione Europea come specificati nel diritto derivato pertinente dell’UE. A titolo esemplificativo, frode e le altre attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea; A titolo esemplificativo, violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati ai punti precedenti. A titolo esemplificativo, pratiche abusive in materia di concorrenza.
Possono essere oggetto di segnalazione anche i fondati sospetti di violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse, nonché le condotte volte ad occultare le violazioni.
Non rientrano nell’ambito di applicazione del Decreto 24/2023, e pertanto non sono soggette alle tutele previste dal Decreto 24/2023, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate, le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati dal Decreto 24/2023 e le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
4 CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE
La segnalazione deve essere quanto più possibile circostanziata e includere almeno[2]:
- le generalità del Segnalante quali nome, cognome, rapporto con G&C e recapiti per il contatto (salvo che si tratti di segnalazione anonima, si veda il successivo art. 5);
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
- la descrizione chiara e quanto più completa del fatto che includa le modalità con cui si è venuti a conoscenza del fatto medesimo;
- le generalità o altri elementi utili a identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
E’ possibile allegare documenti o altre informazioni che possano supportare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione e l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Il Gestore della Segnalazione potrà comunque chiedere successivamente al Segnalante di fornire elementi integrativi.
La segnalazione deve riferire quanto strettamente rilevante per la segnalazione stessa, in particolare quanto alle informazioni relative a stato di salute, opinioni politiche, credo religioso o orientamento sessuale.
Le misure di protezione previste dal Decreto 24/2023 si applicano quando al momento della segnalazione il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa. E’ pertanto necessario che il Segnalante applichi attenta diligenza nella valutazione delle informazioni, che non è sufficiente che si fondino su supposizioni, “voci di corridoio” o notizie di pubblico dominio.
[2] La Piattaforma contribuisce a guidare il Segnalante nella segnalazione anche mediante la richiesta di compilazione di appositi campi. Nell’area segnalazione è inoltre disponibile una demo allo scopo di agevolare il segnalante nella compilazione della segnalazione
5 SEGNALAZIONI ANONIME
Le segnalazioni possono essere effettuate anche in forma anonima, cioè senza fornire indicazioni circa l’identità del Segnalante o che consentano di individuare l’identità del Segnalante. Salvo le generalità del Segnalante, anche le segnalazioni anonime devono includere le informazioni di cui al precedente art. 4.
In caso di segnalazione anonima il Segnalante non riceverà le comunicazioni di cui al successivo art. 6 (avviso di ricevimento, riscontro alla segnalazione, eventuali richieste di integrazione).
Al Segnalante anonimo non potranno essere garantite le tutele previste dal Decreto 24/2023. Tuttavia, laddove il Segnalante venga successivamente identificato e subisca ritorsioni, troveranno applicazione le disposizioni del Decreto 24/2023 relative alla protezione dalle ritorsioni.
Le segnalazioni anonime vengono registrate e archiviate dal Gestore ai fini dell’eventuale applicazione delle disposizioni del Decreto 24/2023 relative alla protezione dalle ritorsioni e verranno gestite come Segnalazioni Ordinarie (come infra definite e disciplinate).
6 GESTIONE DEL CANALE DI SEGNALAZIONE
La gestione del canale interno di segnalazione è affidata ad un soggetto interno G&C individuato nell’Ing. Paola Galli (di seguito, “Gestore della segnalazione” o “Gestore”), soggetto dotato dei requisiti di competenza e autonomia, intesa come imparzialità e indipendenza, richiesti dal Decreto 24/2023.
Ricevuta una segnalazione, il Gestore della segnalazione:
- tramite la Piattaforma provvede alla annotazione della segnalazione in apposito registro e rilascia al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, salvo esplicito rifiuto del Segnalante;
- avvia e mantiene interlocuzioni con il Segnalante richiedendo, se necessario, integrazioni;
- dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, procedendo tra l’altro alla valutazione preliminare della segnalazione per valutare, tra l’altro, se la stessa è procedibile e ammissibile, cioè sia conforme a quanto previsto ai precedenti artt. 2, 3 e 4.
Ove a conclusione della fase di analisi preliminare il Gestore valuti che la segnalazione esula dall’ambito di applicazione del Decreto 24/2023, ovvero sia priva degli elementi necessari per un’istruttoria, o comunque emerga l’infondatezza della segnalazione stessa, il Gestore procede all’archiviazione della segnalazione dandone adeguata motivazione, e ne dà informazione all’Amministratore Unico laddove possa rilevare per fini diversi.
Ove a seguito dell’analisi preliminare emergano o siano comunque desumibili elementi per la valutazione della fondatezza della segnalazione, viene aperta l’istruttoria sulla segnalazione, e il Gestore avvia analisi specifiche ed effettua le verifiche e le valutazioni ritenute necessarie ai fini dell’accertamento dei fatti segnalati.
A tal fine può avviare interlocuzioni con il Segnalante, chiedendo chiarimenti, documenti e/o ulteriori informazioni, ovvero procedere ad altri ogni altro approfondimento che riterrà necessario, anche mediante convocazione e audizioni del segnalato e/o delle persone coinvolte nella segnalazione e/o comunque informate sui fatti, e richiesta di informazioni e/o documenti.
All’esito dell’istruttoria, il Gestore assume, motivandole, le decisioni conseguenti.
Ove dall’istruttoria emerga la fondatezza della segnalazione, il Gestore trasmette tempestivamente il report agli organi interni preposti per le opportune iniziative.
Il Gestore provvede quindi a dare riscontro al Segnalante, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento per le segnalazioni effettuate tramite la Piattaforma ed entro tre mesi dalla data dell’incontro in cui è stata effettuata la segnalazione in forma orale.
Laddove nel predetto periodo di tre mesi dalla data dell’avviso o dell’incontro l’istruttoria non sia ancora conclusa, verranno fornite le informazioni disponibili e gli esiti dell’istruttoria verranno comunicati al Segnalante una volta terminata l’istruttoria medesima.
L’attività di gestione della segnalazione è documentata e tracciabile.
Ove a conclusione della fase di analisi preliminare della segnalazione il Gestore valuti che la segnalazione sia inammissibile quale segnalazione whistleblowing ma ravvisi motivi per procedere comunque all’analisi di quanto segnalato, provvede a trattare la segnalazione come segnalazione ordinaria (di seguito, “Segnalazioni Ordinarie”).
Per Segnalazioni Ordinarie si intendono le informazione o segnalazione ricevute dal Gestore che non siano ammissibili come segnalazioni whistleblowing secondo quanto precede, e verranno prese in esame dal Gestore che definirà se dare seguito con istruttoria, ovvero trasmettere agli organi/funzioni di volta in volta competenti ovvero demandare all’Amministratore Unico per le determinazioni del caso.
In relazione alle Segnalazioni Ordinarie non troveranno applicazione le tutele del Segnalante di cui al D. Lgs. 24/2023 di cui sopra, fermo restando che anche in relazione a tali segnalazioni G&C applicherà il divieto di ritorsione nei medesimi termini e alle medesime condizioni previste dal Decreto 24/2023 e che porrà in essere misure volte alla tutela dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della documentazione eventualmente allegata quanto più possibile analoghe a quelle applicate alle segnalazioni whistleblowing.
7 CONFLITTO DI INTERESSI
Se la segnalazione riguarda il Gestore, la segnalazione potrà essere inviata tramite posta raccomandata all’Amministratore Unico Francesco Cassina, all’indirizzo Via Drizza 30/32, 20033 Solaro (MI) o al Presidente del Collegio Sindacale di G&C dott.ssa Mariella Giunta all’indirizzo Via dei Piatti 2, 20123 Milano (MI).
Ove venga erroneamente trasmessa tramite la Piattaforma e venga a conoscenza del Gestore, quest’ultimo non appena ravvisa profili di conflitto di interessi ne dà comunicazione all’Amministratore Unico e si astiene dall’assumere qualunque iniziativa al riguardo.
8 SEGNALAZIONI TRASMESSE A SOGGETTI DIVERSI DAL GESTORE DELLA SEGNALAZIONE
Chiunque riceva una segnalazione orale o scritta deve trasmetterla tempestivamente, e comunque al più tardi entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, al Gestore mediante la Piattaforma ovvero mediante posta raccomandata all’indirizzo Gestore Whistleblowing c/o Galli & Cassina S.p.A., Via Drizza 30/32, 20033 Solaro (MI), dandone contestuale notizia della trasmissione al Segnalante (ove noto).
La trasmissione deve includere l’originale della Segnalazione, l’eventuale documentazione di supporto e evidenza della comunicazione al Segnalante dell’avvenuto inoltro della Segnalazione.
Il ricevente non può trattenere copia di quanto trasmesso, non è autorizzato ad assumere iniziative di alcun tipo riguardo la segnalazione ed è tenuto alla massima riservatezza circa la segnalazione, e in particolare circa l’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della documentazione eventualmente allegata.
La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari.
9 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
I dati raccolti da G&C mediante la segnalazione verranno trattati in conformità alla normativa sulla privacy (regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51), nei termini di cui all’informativa qui allegata sub “B”.
° § °
CANALE ESTERNO PRESSO ANAC
Fermo restando che i segnalanti sono incoraggiati ad utilizzare il canale interno istituito da G&C, il Decreto 24/2023 prevede che l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) istituisca un canale di segnalazione esterna che garantisca la riservatezza del Segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Oggetto della segnalazione sono le violazioni delle normative europee previste dal Decreto 24/2023 (si veda sopra art. 3).
Il Decreto 24/2023 prevede che il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna se al momento della sua presentazione ricorre una delle seguenti condizioni:
- se il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne, che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e degli altri soggetti tutelati;
- il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna secondo quanto previsto dal Decreto 24/2023 che non ha avuto seguito;
- il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Per ulteriori informazioni circa la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne si rimanda al sito ANAC https://www.anticorruzione.it/
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Il presente Documento Informativo viene esposto e reso facilmente visibile nei luoghi di lavoro e reso accessibili ai soggetti che intrattengono con G&C un rapporto giuridico rilevante ai fini del Decreto 24/2023 diversi dai dipendenti, e viene pubblicato nella sezione dedicata al whistleblowing del sito internet di G&C all’indirizzohttps://www.gallicassina.com/whistleblowing/.
G&C assicura ai propri dipendenti adeguata specifica formazione sulla normativa whistleblowing di cui al D. Lgs. 24/2023, sul corretto utilizzo del canale interno ed esterno di segnalazione e sulle sanzioni in caso di violazioni.
Tutti i dipendenti di G&C sono tenuti a conoscere i contenuti del presente Documento Informativo e ad attenersi a quanto ivi previsto per quanto di competenza.
L’utilizzo improprio della segnalazione mediante affermazioni/notizie volutamente inaccurate, diffamatorie e/o calunniose può comportare l’applicazione di sanzioni come previsto dal Decreto 24/2023 (ad esempio, sanzione da 500 a 2.500 euro nel caso diffamazione o calunnia) e misure disciplinari.